Piloter ses obligations réglementaires avec une GED technique plutôt qu’une GMAO

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Piloter ses obligations réglementaires avec une GED technique plutôt qu’une GMAO

L’idée d’utiliser une solution de GED plutôt qu’une GMAO pour gérer les obligations réglementaires d’un parc immobilier peut paraître de prime abord saugrenue, nous vous expliquons pourquoi dans cet article  !

Un enjeux d’abord « documentaire »

Il existe déjà de nombreuses solutions de GMAO qui mettent en avant la possibilité de gérer les obligations réglementaires (parmi leur vaste catalogue de fonctionnalités). Pourtant si nous analysons objectivement les enjeux associés au contrôle réglementaire, il apparaît assez naturellement que l’outil le plus adapté à son suivi doit être centré sur la gestion de documents et non pas sur le pilotage d’ordres de travail à destination d’intervenants internes ou externes.

En effet, pour un exploitant de parc immobilier l’enjeux des obligations réglementaires peut se résumer en une phrase :

« Comment s’assurer que les rapports et attestations sont tous en ma possession et ont bien été produits dans les temps ? »

Si l’enjeux porte sur les documents, c’est bien d’une GED technique, capable de garantir les deux points précédents dont nous avons besoin, plutôt que d’une GMAO dont chacun connaît les piètres performances en matière de gestion documentaire.

Des risques d’ordres juridiques…

« Mieux vaut une solution GED qui pilote, plutôt qu’une GMAO qui planifie ! »

La GMAO fonctionnant à base d’ordres de travail, si le donneur d’ordre cherche à piloter ses obligations réglementaires avec cet outil, il s’immisce dans la planification des interventions réglementaires de ses sous-traitants, et par conséquent engage sa responsabilité dans les éventuels dérapages de ce planning.

Complémentarité GED/GMAO

Loin de nous pour autant l’idée de dénigrer les GMAO qui sont de fabuleux outils de pilotage de la maintenance d’un parc technique. Nous disons simplement : à chacun son métier et ses outils !

  • Au mainteneur la GMAO pour recevoir les tickets d’incident, organiser l’action de ses équipes, et planifier les opérations préventives et évolutives en fonction des objectifs fixés par son client.

 

  • Pour le donneur d’ordre, une GED technique capable de récupérer tous les flux documentaires issus du mainteneur et des bureaux de contrôle, de les consolider et de s’assurer de la présence en temps et en heure du bon document sur chaque élément du parc.

Cette répartition des outils est d’autant plus pertinente que la GED pourra également héberger les autres volumes documentaires considérables liés à l’exploitation du parc tels que les plans, les autorisations administratives, les baux ou encore les plans de prévention mainteneurs.

Une GED oui, mais laquelle ?

Tout ceci étant dit, peut-on pour autant utiliser n’importe quelle outil de gestion documentaire pour piloter les obligations réglementaires d’un parc immobilier ?

Vous vous en doutez la réponse est non, car il est nécessaire non seulement de pouvoir ranger les rapports et les attestations, mais surtout de pouvoir les relier aux différents éléments du parc pour pouvoir s’assurer de leur présence en temps et en heure.

Pour pouvoir piloter efficacement les obligations réglementaires, une GED technique immobilière doit posséder les trois caractéristiques essentielles suivantes :

  1. Permettre de partager « naturellement » l’information entre tous les acteurs d’un écosystème
  2. Disposer d’une fonction « Tour de contrôle » pour piloter le parc en mesurant l’absence ou la présence de livrables
  3. Constituer une véritable mémoire technique du parc permettant de retrouver simplement l’information, même une fois que ceux qui l’ont rangée ne sont plus là !

La solution Knitiv IMMO a été bâtie sur ces 3 principes et bien d’autres encore, comme l’agilité et la capacité de s’adapter facilement et en temps réel à de nouveaux besoins qui n’auraient pas été pris en compte lors du déploiement de l’outil.

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