Comment piloter un projet multi-sites en structurant ses livrables ? 5 étapes à suivre
La gestion des livrables avec une plateforme GED comme Knitiv permet le pilotage de projets multi-sites. Cela englobe la gestion documentaire, la gestion des données, la mise en œuvre des circuits de validation et le suivi des opérations tout au long du projet, le tout avec une gestion fine des droits utilisateurs.
Voici 5 étapes à suivre selon Knitiv :
1. Identifier tous les types de documents rattachés au projet
Piloter un projet multi-sites requiert une approche méthodique en identifiant tous les types de documents produits au cours du projet, afin de définir son plan de classement.
Il suffit la plupart du temps de partir de ses fichiers de suivi pour lister tous ces documents et leurs catégories, répertorier les critères de recherche importants, et établir l’organisation documentaire idéale des projets.
Une gestion documentaire efficace et adaptée garantit la disponibilité des informations essentielles tout au long du projet et la traçabilité des échanges, optimisant ainsi la productivité et la performance des équipes.
2. Définir son périmètre géographique et technique
Définir le périmètre géographique et technique est essentiel pour garantir un pilotage efficace des projets multi-sites. Le périmètre géographique et technique délimite l’étendue géographique du projet et définit les équipements et les infrastructures concernés. Chaque type de document identifié au préalable est automatiquement classé dans ce périmètre géographique et technique.
La gestion des données géographiques et techniques additionnée à la gestion documentaire place la GED Knitiv comme un complément naturel d’un logiciel SIG.
Une GED projet comme Knitiv donne la possibilité de centraliser et conserver les informations géographiques et techniques. Elle permet en outre de mesurer la présence ou l’absence des livrables attendus dans la plateforme ; tandis qu’un logiciel SIG permet de visualiser ces données sur une carte et d’effectuer des analyses spatiales.
Cette approche complémentaire favorise l'efficacité opérationnelle et contribue à une bonne collaboration entre les équipes administratives et les équipes terrain.
3. Gérer les droits utilisateurs
Qui dit projets multi-sites dit multi-intervenants et multi-métiers ! Une gestion fine des droits utilisateurs est donc cruciale pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations. Les différents niveaux de droits définis par des profils métiers permettent de contrôler l’accès aux documents et aux fonctionnalités du système.
Chaque métier et partie prenante ne doit avoir accès qu’aux informations qui lui sont pertinentes.
- Par exemple, les profils commerciaux peuvent être autorisés à consulter les documents relatifs aux contrats et accords juridiques. Les équipes de maintenance peuvent avoir besoin d’accéder aux reportings et procédures de réparations. Les ingénieurs de génie civil doivent avoir accès aux calculs structuraux.
Avant de mettre en place un logiciel de GED, il convient d’analyser les segmentations géographiques et opérationnelles du projet, et les besoins de chaque utilisateur en tenant compte de son rôle, ses responsabilités, sa contribution au projet, etc. De ce constat, s’élabore une hiérarchie des droits entre opérationnels, techniciens, décisionnaires, prestataires externes, etc.
4. Automatiser les workflows de validation
Chaque étape et acteur intervenant dans le cycle de vie du document doit être identifié, dans un souci de fluidité et de cohérence.
En automatisant ces processus de validation via des Workflow, une GED projet comme Knitiv assure aux gestionnaires de projets un pilotage maîtrisé, respectant les délais et les coûts.
5. Créer des tableaux de bord
La GED projet Knitiv met à disposition une interface visuelle sous forme de tableaux de bord. Il est donc possible de réfléchir à la création de tableaux de bord personnalisés, fidèles à son activité et ses besoins métiers.
Un tableau de bord présente de manière synthétique des indicateurs clés. Il permet de suivre en temps réel l’avancement du projet, les statistiques, les alertes automatiques, etc.
L’utilisation d’outils de reporting offre de nombreux bénéfices dans la gestion d’un projet multi-sites. Ils permet notamment de :
Ces étapes, adaptables à chaque projet, peuvent guider votre réflexion pour déployer une GED Projet. Si vous souhaitez un accompagnement et des conseils plus personnalisés, contactez l’équipe Knitiv !
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