Dans le secteur de l’immobilier et de la maintenance des bâtiments, des dizaines de référentiels normatifs encadrent désormais les processus métiers.

Et en matière de conformité réglementaire, le document fait foi !

Pour suivre de manière fiable votre conformité, vous devez être en mesure de prouver que chaque intervention a bien été réalisée par vos prestataires. Cela implique de disposer des documents attestant la bonne exécution des opérations, pour l’ensemble de vos sites, équipements et installations.

Une maintenance des bâtiments de plus en plus complexe

Dans ce contexte, assurer le suivi des contrôles, rapports et attestations réglementaires est aujourd’hui un véritable défi.

• gérer des milliers de documents (rapports, attestations, observations réglementaires…)
• suivre des interventions multiples et simultanées
• garantir une traçabilité fiable et exploitable
• maintenir des données à jour en permanence

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Les limites des fichiers Excels

Face à ces enjeux, les outils comme un tableau Excel accompagné d’un serveur de fichiers montrent rapidement leurs limites. Sans logiciel adapté, vous vous exposez à :

• ⏱️ Une perte de temps opérationnelle
  • Import manuel des documents, renommage, classement, relier les livrables aux données correspondantes, …ces tâches chronophages mobilisent inutilement vos équipes et augmentent fortement le risque d’erreurs manuelles.

• 🚀 Une réactivité insuffisantes
  • Sans données en temps réel ni tableaux de bord dynamiques, les échéances sont mal anticipées, les retards s’accumulent et les non-conformités sont détectées trop tard.

• 👁️ Une vision fragmentée de la conformité
  • Un outil non automatisé n’offre pas une vue globale de votre parc immobilier. Résultat ? Risques juridiques, sanctions financières et possiblement des interruptions d’activité en cas de problème.

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Automatisez jusqu’à vos observations réglementaires

L’automatisation sécurise les processus métiers tout en améliorant significativement la performance opérationnelle. Il vous suffit de lister les documents réglementaires attendus, leur périodicité et l’élément du parc qui est concerné par chaque attendu. À partir de cela, un logiciel adéquat doit être capable de :

• détecter les échéances à venir et anticiper les interventions
• calculer automatiquement la nouvelle date objectif d’un attendu pour l’échéance suivante
• déclencher des workflows intelligents selon les actions réalisées (dépôt, validation, signature…)

Dans le cadre d’une levée d’observation par exemple :

• le devis déclenche un processus d’approbation
• la commande valide le lancement des travaux
• le PV de levée de réserve clôture automatiquement l’opération

Parc immobilier : la réalité du risque réglementaire

‼️ Si la Conformité Réglementaire concerne tous les marchés (industrie, santé, etc.) elle est particulièrement critique dans l’immobilier.

Le non-respect des obligations peut entrainer :

• des risques pour la sécurité des occupants
• des interruptions d’exploitation
• des coûts importants liés à la maintenance corrective
• des litiges juridiques

Prenons l’exemple des risques liés à l’amiante, qui fait l’objet de textes réglementaires strictes pour la protection des occupants mais aussi des travailleurs (entreprises intervenantes en cas de maintenance ou rénovation). L’amiante est totalement interdite en France depuis 1997. Cependant, tous les bâtiments construits avant le 1er juillet 1997 sont potentiellement concernés. L’enjeu n’est donc pas seulement juridique mais également patrimonial, sanitaire et pénal. Il vous faudrait alors tenir à jour votre DTA (Dossier Technique Amiante) qui nécessite un historique des travaux et contrôles réalisés, rendu accessible pour les occupants, les sous-traitants et les organismes de contrôle. Dans cette situation l’automatisation de vos processus métiers devient un levier clé pour garantir la sécurité des installations et des usagers, de façon continue.

Les fonctionnalités clés d’un logiciel performant

En résumé, un logiciel de Conformité Réglementaire efficace doit intégrer nativement l’automatisation pour :

• analyser la conformité du parc par la présence ou l’absence des documents stratégiques
• suivre les périodicités des livrables et générer des alertes visuelles (feux tricolores, cartographie)
• agréger naturellement tous vos flux documentaires entrants via des connecteurs ou API
• garantir la qualité de l’information, en intégrant les méta-données rattachées à vos documents

Knitiv Conformité Réglementaire

Knitiv propose une plateforme complète permettant d’orchestrer l’ensemble de votre Conformité Réglementaire.

Comment Knitiv gère votre Conformité Réglementaire ?

Accédez à la plaquette via ce formulaire :

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L’automatisation est aujourd’hui indispensable pour maîtriser la Conformité Réglementaire de vos bâtiments. Elle sécurise vos processus, vous libère du temps opérationnel et vous offre une vision à jour de l’état de votre parc, pour des décisions stratégiques éclairées.

Maîtriser sa conformité passe aussi par une bonne organisation interne : identification des documents rattachés au projet, connaissance du périmètre technique, élaboration des processus… Découvrez les 5 étapes incontournables avant la mise en place d’un logiciel de conformité réglementaire !

Les 5 étapes à suivre

L’article Pourquoi intégrer l’automatisation à votre logiciel de suivi de maintenance des bâtiments ? est apparu en premier sur Knitiv.

Pendant longtemps, Excel et les serveurs de fichiers ont été les outils privilégiés pour gérer la maintenance des bâtiments. Simples, accessibles et flexibles, ils ont permis de structurer les premières démarches de suivi. Mais lorsque la volumétrie de données et de documents augmente, cette organisation montre rapidement ses limites.

Les activités de maintenance immobilière peuvent-elles réellement être pilotées efficacement avec des fichiers Excel et des arborescences réseau ?

Fichiers Excel et maintenance des bâtiments : une fausse bonne idée à grande échelle

Dans de nombreuses organisations, la maintenance des bâtiments repose encore sur une multiplication de fichiers Excel, partagés sur un serveur commun ou dans le cloud. Chaque site, chaque équipement, chaque prestataire génère ses propres tableaux : suivi des interventions, planification, conformité, historiques, observations, devis, factures, rapports de contrôle… Au départ, cette organisation semble fonctionnelle. Mais très vite, la volumétrie explose, les versions se multiplient, les erreurs humaines s’accumulent et la fiabilité de l’information devient incertaine.

Un fichier Excel ou un Sharepoint n’est pas conçu pour gérer la complexité d’un parc immobilier multi-sites, multi-techniques et multi-intervenants. Il ne permet pas de garantir la traçabilité des actions, la mise à jour automatique des statuts, ni la cohérence entre les données et les documents associés. Il devient difficile de savoir où se trouve le dernier rapport, quand la dernière attestation réglementaire a-t-elle été réalisée et réceptionnée par le gestionnaire, quel équipement arrive à échéance pour un prochain contrôle, etc. La maintenance se transforme alors en une gestion réactive, chronophage et risquée.

Sans parler des volumes, avec Excel le suivi devient partiel, fragmenté, dépendant des personnes et des habitudes. La continuité opérationnelle est fragilisée, notamment en cas de turn-over, d’absence ou de changement de prestataire.

Knitiv offre à ses clients la possibilité d’un export global des informations vers un outil de BI pour une vision d’ensemble des données du métier.

Un périmètre géographique étendu, des équipements variés, et le besoin d’extraire et de croiser l’information de manière consolidée sur de gros volumes. Chez Bouygues Énergies et Services, Knitiv optimise la gestion documentaire avec un outil de pilotage pour une continuité opérationnelle stable et performante.

Téléchargez le cas d'usage ⚙️

Gestion documentaire et gestion immobilière : quand les serveurs de fichiers ne suffisent plus

La gestion immobilière moderne ne se limite plus à stocker des documents. Elle consiste à structurer l’information, à la rendre exploitable, fiable et accessible à tous les acteurs concernés :

• directions immobilières
• équipes techniques
• property managers
• mainteneurs
• bureaux de contrôle
• AMO
• voire occupants

Or, un serveur de fichiers associé à des tableaux Excel ne facilite pas cette approche transversale et collaborative. À l’inverse, un logiciel métier est nativement accessible à tous de par son hébergement cloud. Il apporte de surcroît une facilité de partage via son intéropérabilité avec vos outils métiers : GMAO, outils de saisie en mobilité, BI, etc. et une gestion fine des droits utilisateurs pour ouvrir l’information aux bons acteurs, au bon moment, en toute sécurité.

Knitiv offre à ses clients la possibilité d’un accès global aux informations par un outil de BI.

Knitiv se déploie sur un métier donné et sait fournir des données opérationnelles sur ce métier. Mais si le besoin du client tire vers un reporting managérial, une vision d’ensemble des données du métier, Knitiv est capable de s’interconnecter avec les outils BI du marché. Le connecteur permet alors un export complet des données, favorisant une analyse globale dite “analytique” (croisement de tableaux).

Notre connecteur BI 📊

Dans un environnement où les documents produits sont nombreux, évolutifs et juridiquement engageants (attestation, certificats, procès-verbaux) ; vous devez être en mesure de prouver s’ils sont ou non en votre possession et les retrouver rapidement lorsque vous en avez besoin. Or, les serveurs de fichiers ne permettent pas de garantir la présence de ces documents officiels, ni d’automatiser leur contrôle… et donc ne permettent pas de visualiser en temps réel l’état de conformité du parc. La gestion documentaire devient une source de stress, d’incertitude et de risque réglementaire.

💡 Un outil adapté doit être capable de relier chaque document à son contexte métier (bâtiment, équipement, prestataire, marché, obligation réglementaire), tout en automatisant le classement, le renommage, la mise à jour et l’exploitation de la donnée.

Conformité Réglementaire : l’angle mort des fichiers Excel

La conformité réglementaire est sans doute le domaine où les limites d’Excel sont les plus critiques. Au sein d’un parc immobilier, les normes locales, internationales et sectorielles sont nombreuses, variées et évolutives : contrôles électriques, ascenseurs, sécurité incendie, fluides frigorigènes, équipements sous pression, etc. Chaque équipement génère des contrôles spécifiques, à des périodicités différentes, produits par des intervenants multiples.

Gérer cette complexité avec des fichiers Excel revient à piloter à vue. Il est impossible d’avoir une image fiable et en temps réel de ce qui est conforme, de ce qui ne l’est pas, de ce qui arrive à échéance ou de ce qui manque. Les tableaux deviennent rapidement incomplets ou incohérents avec la réalité documentaire. Or, comme on vient de le voir, en matière de conformité réglementaire c’est le document qui fait foi, pas la cellule Excel.

C’est précisément pour répondre à cette problématique que Knitiv a développé une solution métier dédiée à la conformité réglementaire. Elle repose non pas sur des listes ou des tableaux, mais sur une analyse automatisée des flux documentaires, de l’audit réglementaire jusqu’à la levée complète des observations associées aux rapports de contrôle. Le bon outil vous aide à sécuriser juridiquement chaque opération.

Comment Knitiv gère votre Conformité Réglementaire ?

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🧐 La question n’est plus de savoir si Excel peut encore être utilisé ponctuellement dans la maintenance des bâtiments,

👉 Vous souhaitez sécuriser la Conformité Réglementaire de votre parc immobilier et sortir définitivement des limites d’Excel ? Découvrez Knitiv Conformité Réglementaire, une solution plug & play pour automatiser, piloter et fiabiliser la maintenance de vos bâtiments et équipements, jusqu’à la levée de vos obligations réglementaires.

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L’article Maintenance des bâtiments : Quelle alternative à Excel pour gérer efficacement ses infrastructures ? est apparu en premier sur Knitiv.

Que peut-il réellement apporter à votre organisation ? Votre GMAO peut-elle gérer tous les aspects logistique et réglementaire autour de la Conformité Réglementaire ? Des questions essentielles que se posent aujourd’hui les propriétaires, gestionnaires et mainteneurs de parcs immobiliers multi-sites.

Pourquoi faire appel à un outil dédié au suivi de la mise en conformité des bâtiments ?

Parce que la Conformité Réglementaire ne se limite pas à cocher des cases sur un formulaire de GMAO. C’est un enjeu quotidien mêlant sécurité des personnes, performance des infrastructures et responsabilité légale.

En effet, un outil dédié comme Knitiv simplifie le travail de vos équipes au quotidien en centralisant toutes les données et documents relatifs à la maintenance de vos bâtiments. En 3 points, il permet de :

• Garantir la sécurité des biens et des occupants, en s’assurant que chaque contrôle réglementaire soit bien réalisé et suivi jusqu’à la levée complète des observations.
• Être au clair sur vos échéances légales, et avoir une vision claire des obligations en cours ou à venir en cas de non-conformité ou d’incident.
• Optimiser la performance énergétique de votre patrimoine bâti, grâce à une meilleure supervision des maintenances préventives et correctives.

Selon l’ADEME, le patrimoine bâti des collectivités a augmenté sa consommation énergétique de 13% depuis 2019. Pourtant, la maintenance réglementaire joue un rôle majeur dans la maîtrise de cette consommation.

🔧 Remplacer une chaudière défectueuse 💨 Vérifier la ventilation 𖣘 Maintenir la climatisation… autant d’actions qui, correctement planifiées et tracées, peuvent réduire jusqu’à 30 % de la dépense énergétique.

Depuis la promulgation du Décret Tertiaire, la réduction progressive de la consommation énergétique des bâtiments tertiaires est devenue une obligation.

• -40% d’ici 2030
• -50% d’ici 2040
• -60% d’ici 2050

Les collectivités sont donc directement concernées : écoles, gymnases, piscines, bureaux municipaux, entrepôts… Tous ces établissement doivent démontrer un suivi rigoureux de leurs opérations de maintenance.

👉 En clair, la conformité réglementaire devient un levier concret de performance énergétique et une aide à la prise de décision stratégique.

Découvrir le produit

Quand faire appel à un outil dédié ?

Un outil spécialisé s’impose dès lors que la complexité organisationnelle dépasse les moyens internes. C’est souvent le cas lorsque :

• L’organisation peine à suivre ses obligations légales en temps réel.
• Le pilotage du patrimoine immobilier repose sur des fichiers épars, difficiles à unifier et à partager.
• La gestion documentaire dépend de multiples prestataires sans outil commun centralisé.

💡 Dans tous les cas, une plateforme dédiée aux maintenances réglementaires, de la détection des non-conformités à la levée des réserves, fait gagner du temps et de la sérénité à vos équipes.

Quelle est la valeur ajoutée d’un outil spécifique face aux logiciels généralistes ?

Un logiciel spécialisé apporte une réponse ciblée à une problématique métier précise.

✅   Expertise documentaire et sectorielle

Knitiv est conçu autour des spécialités des métiers de la maintenance immobilière. Nous gérons tous les types de documents attendus : analyse légionnelle, certificat de ramonage, contrôle BAES, cerfa 15497, rapport d’intervention, PV de levée de réserve, etc.

✅   Connaissance fine des acteurs

Propriétaire de parc, gestionnaires, AMO, mainteneurs, bureaux de contrôle, équipementiers… Knitiv intègre la complexité de ces relations contractuelles et facilite les échanges entre intervenants grâce à des connecteurs et API dédiés.

✅   Automatisation et pilotage intelligent

Dépôt, classement, partage, mais aussi analyse automatique du taux de conformité, tableaux de bord en temps réel et cartographie dynamique du parc immobilier : tout est pensé pour le pilotage global.

✅   Personnalisation

Chaque projet est différent. Knitiv s’adapte à votre réalité métier grâce à une reproduction sur-mesure de votre parc technique, avec un paramétrage simple et une prise en main rapide pour vos collaborateurs.

👉 Pour en savoir plus sur notre valeur ajoutée, découvrez les témoignages en live de nos clients.

Alors, qu’attendre d’un outil comme Knitiv ?

Knitiv a été conçu pour offrir une vision claire, simple et centralisée de votre conformité réglementaire.

Véritable plateforme de gestion documentaire technique, Knitiv permet de déclarer les rapports attendus, de ranger automatiquement ceux qui arrivent et de mesurer en temps réel la conformité de vos bâtiments.

Grâce à ses connecteurs, la plateforme s’intègre facilement à vos outils existants (GMAO, plateformes de contrôle technique, outils de saisie en mobilité, BI…).

• Une conformité réglementaire automatisée et simplifiée
• La sécurité assurée de vos biens et de leurs occupants
• Une mémoire technique durable de votre parc immobilier multi-sites

Une question ? Contactez-nous !

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Discutons ensemble d’une gestion simplifiée des observations associées à vos contrôles réglementaires. Maîtrisez enfin à 100% la sécurité de vos bâtiments et de leurs occupants !

La Conformité Réglementaire ne s'arrête pas à la réception des rapports de contrôle. Pour garantir un suivi rigoureux, il est nécessaire de savoir traiter chaque observation jusqu'à sa levée complète !

Inscrivez-vous à notre atelier en ligne du 10 Juillet 2025 à 11h.

Au programme  :

• Assignez vos observations par bloc ou unitairement à votre prestataire
• Suivez en temps réel le statut des opérations de levée de réserves
• Automatisez de bout en bout vos processus métiers (cycle de validation : dépôt, refus, acceptation)
• Associez vos éléments justificatifs (photos, factures, documents techniques, …) à chaque opération
• Améliorez votre OPC et partagez naturellement l’information à votre écosystème métier
• Maîtrisez le risque réglementaire
• Gagnez du temps via nos connecteurs avec les bureaux de contrôles et prestataires de maintenance

Animateurs

Hervé VALLET, CEO Knitiv.

Julie MORO, Présentatrice

Plus d’informations sur l’expertise Knitiv autour de la Conformité Réglementaire : cliquez ici.

L’article Maintenance des bâtiments : les observations associées à vos contrôles réglementaires est apparu en premier sur Knitiv.

Une fonctionnalité presque basique, tellement elle est nécessaire à la bonne gestion des infrastructures dans l’immobilier et les télécoms ! Knitiv offre à ses clients la possibilité d’un accès global aux informations par un outil de BI, pour une vision d’ensemble des données du métier.

Premier degré d’analyse de données : notre Requêteur BI Knitiv

Pour faire parler les données des clients, Knitiv dispose déjà d’un puissant requêteur BI, permettant de recouper toutes les données et les documents agrégés dans la plateforme Knitiv. Ce requêteur optimise le suivi des projets en offrant à chaque opérationnel une analyse de son métier. Il permet alors de répondre avec exactitude à des questions simples à partir de la base de données présente dans la plateforme Knitiv.

Quels sont mes retards sur tel ou tel domaine ? Quel prestataire faut-il mobiliser sur tel ou tel domaine ?

Outil d’interrogation et d’extraction de données et de documents, notre requêteur Knitiv suffit à piloter un projet de manière détaillée, en produisant un reporting opérationnel. Il est alors possible de télécharger des documents et des données en masse avec des indicateurs précis, pour une visibilité transverse sur l’état d’un parc multi-sites ou d’un réseau d’infrastructures.

Dans le cadre d’un contrat de maintenance entre Facility Managers et Propriétaires de Parc Immobilier ; croiser et analyser les données centralisées sur nos plateformes améliore considérablement la satisfaction du client. À l’aide du requêteur, les pilotes de contrat peuvent rendre compte des interventions de maintenance préventives ou correctives sur des équipements, bâtiments ou sites donnés ; suivre l’avancement des projets de travaux du devis au pv de réception en détectant l’absence ou la présence d’un document, etc.

En résumé, l’analyse qu’il est possible d’opérer avec un requêteur puissant apporte déjà une forte valeur ajoutée à un mainteneur ou gestionnaire de parc auprès de son client.

Knitiv est bien plus qu’une GED ! L’outil nous permet de faire du reporting grâce à la puissance de son requêteur BI. Nous pouvons recouper beaucoup de données qu’on n’imaginait pas pouvoir faire parler. Julien LEBROU, Responsable Service Contrats Nationaux chez EQUANS Axima.

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Par ailleurs, Knitiv optimise les requêtes de ses clients en les automatisant dans des tableaux de bord personnalisés en fonction de LEURS besoins avec LEURS indicateurs clés.

Aller plus loin dans l’analyse des données : l’interconnexion Knitiv avec les outils BI

Knitiv se déploie sur un métier donné et sait fournir des données opérationnelles sur ce métier. Mais si le besoin du client tire vers un reporting managérial, il est nécessaire d’apporter une couche BI.

En effet, pour les clients nécessitant une vision d’ensemble des données du métier, Knitiv est capable de s’interconnecter avec les outils BI du marché. Le connecteur permet alors un export complet des données, favorisant une analyse globale dite “analytique” (croisement de tableaux). L’outil BI procure une puissance de calcul supérieure à un requêteur et une analyse croisée et consolidée de données issues de différents outils (GED technique Knitiv, GMAO, SIG, outil de performance énergétique, GTB, etc.).

Additionnellement aux capacités de croisement de données supérieures, les outils de BI offrent un aspect visuel non-négligeable pour la modélisation et la compréhension des données. L’outil BI sera donc en mesure de vous calculer le temps moyen de résolution d’un ticket par rapport à la date de sa création et de sa clôture, pour ne donner qu’un exemple. Ou encore de comparer le prix moyen des devis avec le coût moyen des interventions, la tendance des propositions tarifaires, le taux de conformité en fonction de différentes rubriques, …

Nos connecteurs BI en place

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L’écosystème métier se diversifie pour le Sictiam, qui souhaite garder la maîtrise sur le suivi du projet et sur la gestion de leurs données. Knitiv et ON-X sont donc choisis pour travailler main dans la main à l’élaboration d’un système de gestion de données et de documents. Les maîtres-mots sont : partage naturel et automatisé des informations à tous les prestataires.

En complément d’une bonne gestion des droits, les équipes de consultants mettent en place une interconnexion entre la GED opérationnelle Knitiv et l’outil d’analyse Power BI chez ON-X. Les entreprises de travaux déposent leurs fichiers dans la plateforme, qui sont automatiquement transférés pour alimenter les tableaux de bord élaborés par ON-X et servir à la modélisation d’un certain nombre d’indicateurs.

Les entreprises de travaux déposent chaque semaine leur(s) fichier(s) avec des dates de déploiement d'infrastructures FttH. Sur le périmètre géré par le Sictiam, plusieurs marchés cohabitent. L'intégration d'un outil comme Knitiv à notre Power BI permet de cumuler toutes les données de tous les projets. Si les équipes souhaitent faire un export pour communiquer auprès d'une commune, tout est cohérent dans la base de données Power BI, sur la base des derniers fichiers qui ont été déposés par les prestataires. ON-X

Cette interconnexion consolide leur suivi opérationnel et stratégique des différents marchés (gestion des pénalités, etc.). Pour eux, l’automatisation du processus est un gain de temps et apporte une visibilité presque en temps réel sur l’avancement des travaux.

Sinon, il faudrait télécharger les fichiers, les uploader, etc. Hier soir, une entreprise a déposé un fichier sur la plateforme Knitiv et ce matin ce fichier a déjà été testé et intégré automatiquement chez nous. ON-X

Nous avons une seule source de vérité commune lors de nos réunions autour des pénalités, des plannings et de l'avancement des projets en général. Aujourd'hui, on a tous le même tableau de bord. C'est efficace et appréciable ! ON-X

Tout savoir sur nos connecteurs !

Knitiv met sa casquette de datahub

Knitiv se différencie, certes, par sa gestion automatisée des documents lorsque ceux-ci sont la bonne métrique à suivre pour assurer la fiabilité d’un projet (Conformité Réglementaire, etc.). Cependant, l’outil tire sa véritable valeur ajoutée dans son habilité à agréger les flux de données issues de sources multiples, au sein de l’écosystème métier des clients. Notre technologie est capable de centraliser les données d’une multitude de sous-traitants, utilisant chacun d’innombrables plateformes pour fournir les attestations demandées. Tout ceci, sans oublier la dimension de partage des données, à tous, en fonction de la gestion des droits mise en place.

Plus l’environnement du projet est multi (parcs ou réseaux de grande taille, gros contrats aux enjeux financiers conséquents, risques réglementaires importants) plus l’outil Knitiv s’utilise comme un agrégateur de données et revêt fièrement sa casquette de Datahub.

Contactez-nous !

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Knitiv centralise tous les documents et toutes les données relatives aux Contrats Nationaux chez EQUANS Axima

EQUANS Axima conçoit des solutions globales dans le domaine du Génie Climatique, de la Réfrigération et de la Sécurité Incendie pour accompagner la transition énergétique et numérique des bâtiments. Dans le cadre du Service Contrats Nationaux, l’entreprise gère une quarantaine de contrats. Pour la maintenance des systèmes industriels, l’équipe de M. LEBROU coordonne les agences opérationnelles sur différents sites basés dans toute la France pour le compte de leurs clients. Découvrez dans ce Cas d’Usage Client comment Knitiv consolide le travail de M. LEBROU et son équipe dans le suivi de leurs contrats clients.

Les enjeux ?

Avant Knitiv, l’équipe interrogeait la centaine de Responsable d’Affaires aux quatre coins de la France par échange d’emails dans le but de récupérer les documents nécessaires à l’avancement des projets. Un processus manuel fastidieux – télécharger les documents, les ouvrir pour vérifier le contenu, les enregistrer sur un serveur à l’arborescence Windows pas toujours simple – et une perte de temps sur des tâches répétitives et peu valorisantes pour les collaborateurs.

Afin de donner de la visibilité aux clients sur l’activité des équipes techniques, Knitiv IMMO fournit l’agrégation des documents à l’équipe d’EQUANS Axima (feuilles d’intervention sur les opérations préventives et correctives, factures, devis, documents réglementaires, etc.) et donne accès aux données inhérentes aux documents. Interconnectée avec leurs outils existants (KizeoForms et SAP), la solution permet d’automatiser le rapatriement des informations dans la plateforme et d’avoir rapidement les documents à disposition.

Accédez au cas d’usage complet

en complétant le formulaire ci-dessous :

Le projet en quelques chiffres clés

Un outil sur-mesure adapté aux besoins spécifiques de chacun des clients mais aussi un outil de reporting grâce à un requêteur BI puissant. Knitiv est bien plus qu'une GED car il permet à l'équipe de recouper de nombreuses données avec comme finalité : valoriser le patrimoine des clients.

🤝  Nous remercions M. LEBROU pour son précieux retour d’expérience !

L’article EQUANS Axima raconte… de la gestion documentaire à un outil dédié aux mainteneurs ! est apparu en premier sur Knitiv.

Dans un contexte où la gestion des parcs immobiliers multi-sites devient de plus en plus complexe, le recours à des outils de pilotage de projets par les flux documentaires s’impose comme une solution incontournable pour des métiers où le document fait foi. Mais une question reste en suspens : qui doit gérer ces outils ? Doivent-ils être intégrés chez le mainteneur ou chez le propriétaire / gestionnaire du parc immobilier lui-même ? Cet article se propose de répondre à cette question en apportant des éléments de réflexion issus de retours d’expérience de nos consultants métiers et de nos partenaires AMO.

Des outils encore largement gérés par les mainteneurs

De manière générale, les outils de gestion documentaire agrémentés de processus métiers pour le pilotage de projets ne sont pas encore massivement déployés, notamment chez les propriétaires de parcs immobiliers. Les GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) installées chez les mainteneurs vont alors être utilisées pour le pilotage de projets en donnant au client l’accès à des indicateurs de reporting et quelques éléments documentaires. Autres cas de figure, les outils de gestion documentaire utilisés vont se révéler trop basiques, portés uniquement sur l’aspect documentaire, sans permettre le suivi d’avancement des projets.

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Mais rappelons-le, dans nos métiers c’est le document qui fait foi auprès des organismes de contrôle ! Il convient donc pour chacune des parties-prenantes d’être en mesure de stocker et de retrouver les rapports et attestations réglementaires attendus.

Lorsqu’un outil de ged technique est finalement choisi, il est principalement géré par les mainteneurs des parcs immobiliers. Cela s’explique par leur rôle direct dans le suivi et l’exécution des opérations de maintenance, et par leur proximité avec les enjeux techniques des bâtiments. Les mainteneurs intègrent alors ces plateformes dans leur offre de services pour proposer un suivi complet aux clients donneurs d’ordres.

Des outils de plus en plus envisagés par les propriétaires

Néanmoins, la tendance évolue et les gestionnaires d’un parc immobilier important envisagent de reprendre la main sur ces processus. En effet, la réflexion autour de l’internalisation des outils de ged intelligente s’accélère, dans les grandes entreprises de retail par exemple, ou encore les institutions publiques de plus de 30 ou 40 implantations (soit environ 80 000 m2). Des acteurs comme Bordeaux Métropole, avec un vaste patrimoine immobilier, ont déjà mis en place des solutions internes pour gérer la planification de leur maintenance préventive, le suivi des contrôles réglementaires et le pilotage des observations jusqu’aux levées des réserves. Pour le propriétaire de parc, cette tendance témoigne d’un besoin de contrôle plus fort de la gestion de son patrimoine, et d’un grand intérêt à partager l’information avec tout son écosystème.

Je télécharge !

☝ En revanche, les propriétaires de plus petits parcs immobiliers (moins de 20 sites ou 50 000m2) n’ont pas encore franchi ce cap. Pour ces structures, ces outils sont jugés surdimensionnés en raison du manque de ressources humaines nécessaires pour assurer le suivi et la gestion au quotidien.

Mais qu’en est-il vraiment ?

Conformité réglementaire et gestion documentaire chez le donneur d’ordres

Démo Application Métier Clé en Main dédiée au pilotage des Conformités Réglementaires :

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Enfin, le temps investi et les coûts humains sont rapidement compensés. Vos collaborateurs peuvent se diriger vers des tâches à plus forte valeur ajoutée et laisser l’outil automatiser les tâches répétitives et administratives.

Toutefois, il est possible de limiter cette complexité si l’outil dispose d’APIs offrant une interconnexion avec les autres systèmes existants. L’utilisation d’APIs pour interagir avec les autres outils métiers utilisés permet ainsi d’intégrer la nouvelle plateforme sans surcharger le flux de travail mais au contraire d’optimiser les processus de l’entreprise.

Notez tout de même que la multiplication d’outils reste inévitable. Une plateforme unique répondant à tous les besoins de suivi d’un parc immobilier n’est pas réaliste. Il est toujours préférable de couvrir avec précision une partie des besoins avec un outil expert dans son domaine pour rendre vos collaborateurs sereins et efficaces.

Conformité réglementaire et gestion documentaire chez le mainteneur

Cela permet donc d’unifier la gestion des multiples projets simultanés et de proposer une offre tout-en-un au donneur d’ordres.

En savoir plus

N'importe qui peut reprendre la main sur un projet et retrouver le devis que son collègue a déposé. Il suffit juste de trouver le numéro de projet et on a tous les éléments qui en découlent. Matthieu LANGUEBIEN, responsable d'activité Bourgogne Franche Comté Bouygues Énergies & Services.

Enfin, il vous reste à assurer une formation continue très simple entre collaborateurs sur les fonctionnalités clés de la plateforme.

Mémoire technique du patrimoine : Un atout pour tous

Revenons un instant sur la notion de mémoire technique des bâtiments. Que l’outil soit implémenté chez le mainteneur ou le propriétaire, la constitution d’une mémoire technique du parc est un avantage indéniable, de la phase de réalisation à la phase d’exploitation. Un outil de gestion documentaire comme Knitiv IMMO agrège tous les flux documentaires générés autour du parc immobilier et ouvre la possibilité de ré-exploiter facilement tout cet historique pour les besoins futurs.

En résumé, chez Knitiv on vous aide à :

• Centraliser et structurer efficacement vos données et documents attendus
• Assurer la traçabilité de vos opérations grâce à des workflows de validation
• Partager naturellement les informations entre vos différents intervenants en gérant vos droits d’accès
• Suivre la planification des travaux de maintenance et entretien des bâtiments via nos tableaux de bords
• Visualiser la conformité réglementaire du parc immobilier en temps réel
• À automatiser tout ça !

Pour en savoir plus 👉 contactez-nous !

Il n’existe pas de réponse universelle à la question de l’implantation d’un outil de gestion documentaire chez le mainteneur ou le propriétaire de parc immobilier. Cela va surtout dépendre de la structure du parc immobilier et des objectifs de gestion du propriétaire. Quelle que soit l’option choisie, l’important est de disposer d’un outil flexible et évolutif pour répondre aux besoins et surtout accompagner les évolutions de votre projet dans la durée.

Un projet comme celui de Bouygues Énergies & Services ne peut jamais être à 100% abouti et c’est le but ! Dès que l’on a une demande relative à de nouveaux usages, l’équipe Knitiv s’adapte très vite. Matthieu LANGUEBIEN, responsable d'activité Bourgogne Franche Comté.

En fin de compte, que l’outil soit hébergé chez l’un ou l’autre des acteurs, l’essentiel est qu’il serve efficacement à la gestion du parc immobilier multi sites. Une gestion immobilière optimale réside dans la collaboration étroite entre mainteneurs et propriétaires ; en combinant l’expertise technique de l’un et la vision stratégique de l’autre. Avec le soutien d’outils performants et adaptés aux défis du secteur.

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Knitiv transforme le suivi des devis de maintenance pour Bouygues Énergies et Services !

Découvrez dans ce Cas d’Usage Client avec Bouygues Énergies et Services comment Knitiv optimise la gestion des devis de maintenance sur les projets multi-sites, multi-intervenants et multi-techniques. Dans un contexte exigeant, où la traçabilité des interventions est primordiale, Knitiv a été sollicité pour centraliser le parcours des devis de maintenance des équipes de M. LANGUEBIEN, Responsable d’activité Bourgogne Franche Comté.

Le défi ?

Un périmètre géographique étendu, des équipements variés, et le besoin d’extraire et de croiser l’information de manière consolidée sur de gros volumes. Grâce à la solution Knitiv IMMO, la gestion documentaire est doublée d’un outil de pilotage performant.

Suivez chaque étape de vos projets de prestation, depuis la création des devis, en passant par la commande et jusqu’au PV de réception attestant des travaux.

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Depuis l'installation de la GED Knitiv IMMO, nous sommes de vrais chefs d'orchestres ! Grâce à la solution, nous ne subissons plus les écarts, nous sommes dans l'anticipation des actions à réaliser. Nous sommes en capacité d'imposer des délais, des résultats et des qualités de production aux intervenants du parc.

Replay enregistré le 29 novembre 2023 (env. 45 mins).

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Les sujets discutés lors de l’atelier :

• Knitiv, GED immobilière doublée d’un outil de pilotage
• Le traitement automatique des documents et des données pour un gain de temps notoire
• Comment Knitiv range-elle l’information ?
• Piloter ses contrôles périodiques en chef d’orchestre avec les prestataires et bureaux de contrôle
• Interview Bordeaux Métropole avec M. HULIN et M. DUGACHARD
• Constituer la mémoire réglementaire d’un parc avec la GED Knitiv IMMO

Cette présentation est animée par :

Hervé BENOIT Directeur commercial Knitiv

Julie MORO Responsable communication Knitiv

Pour plus d’informations sur la solution Knitiv IMMO : cliquez ici.

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Mettons-nous dans le contexte

Vous êtes propriétaires d’un parc immobilier multi-sites régional ou national. Vous sous-traitez les activités de maintenance de vos bâtiments et de vos équipements à des professionnels dont c’est le métier. Ces sociétés de maintenance s’occupent des chaudières, des ascenseurs, des climatisations ou encore de la sécurité incendie. Tout fonctionne jusqu’à ce que vous preniez conscience du problème. Vous n’avez aucune ou sinon très peu de visibilité sur les opérations de maintenance effectuées par vos sous-traitants.

Les livrables justifiant la bonne réalisation des travaux ou le remplacement d’un équipement sont partagés par échange de mails ou via un Sharepoint difficile à exploiter. Il devient compliqué de suivre l’état de santé de votre parc immobilier.

Contactez-nous

On nous exposent régulièrement cette situation. Malgré la priorité que représente le suivi des obligations réglementaires, on ne trouve pas d’outil optimal pour la gestion des nombreux intervenants et la dispersion des données relatives aux multiples sites. Les propriétaires de parc sont pourtant juridiquement responsables. Ce sujet s’est révélé être central pour un de nos clients, à la genèse de leur projet avec Knitiv.

Il nous fallait tenir la cadence face à un volume important de bâtiments à gérer. Nous n'avions pas d'autre outil qu'un tableau Excel. C'est peu pour optimiser toute une organisation. Sans oublier qu'une carence liée à ces contrôles peut nous faire porter une responsabilité pénale.

Pour en savoir plus sur ce témoignage client : cliquez-ici !

Les difficultés de partage des documents techniques entre tous les intervenants d’un parc immobilier multisites peuvent entrainer :

• La solution GED Knitiv IMMO est pensée pour cette utilisation. Elle vous permet d’unifier sur une seule et même plateforme les livrables produits par vos prestataires (attestations réglementaires, contrôles périodiques, PV de réserves, plants d’interventions, contrats, etc.).

• Un autre critère est de pouvoir retrouver rapidement la bonne information au bon moment. Grâce à sa technologie, la GED Knitiv IMMO se libère de l’arborescence fichiers-dossiers. Vous pourrez retrouver en 2 clics seulement les documents déposés par vos collaborateurs sans avoir à connaître leur logique de classement. Une simple recherche documentaire ou encore une requête intelligente vous présentera les documents attendus.

« Sors moi tous les rapports de bureau de contrôle produits en 2021 sur tous les bâtiments gérés par mainteneur X sur la Direction régionale Y »

• Plus qu’une GED qui range machinalement des documents, Knitiv IMMO est une tour de contrôle pour les propriétaires immobiliers. La plateforme vous aide à superviser en temps réel si une opération est « en cours » ou « terminée » ; en déterminant l’absence ou la présence des documents essentiels au processus de validation. Enfin, grâce aux tableaux de bord de suivi, vous pouvez automatiser vos requêtes et afficher directement vos indicateurs clés.

Prochain atelier

• Knitiv IMMO se connecte également aux outils de saisie en mobilité ou encore à la GMAO de votre mainteneur afin de remonter les données du terrain, pour un suivi opérationnel générant des gains de temps administratifs significatifs.

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