Maintenance des bâtiments : Quelle alternative à Excel pour gérer efficacement ses infrastructures ?
Pourquoi Excel et les serveurs de fichiers atteignent leurs limites face aux exigences de suivi des maintenances préventives et réglementaires des bâtiments et des équipements…
Pendant longtemps, Excel et les serveurs de fichiers ont été les outils privilégiés pour gérer la maintenance des bâtiments. Simples, accessibles et flexibles, ils ont permis de structurer les premières démarches de suivi. Mais lorsque la volumétrie de données et de documents augmente, cette organisation montre rapidement ses limites.
Les activités de maintenance immobilière peuvent-elles réellement être pilotées efficacement avec des fichiers Excel et des arborescences réseau ?
Fichiers Excel et maintenance des bâtiments : une fausse bonne idée à grande échelle
Dans de nombreuses organisations, la maintenance des bâtiments repose encore sur une multiplication de fichiers Excel, partagés sur un serveur commun ou dans le cloud. Chaque site, chaque équipement, chaque prestataire génère ses propres tableaux : suivi des interventions, planification, conformité, historiques, observations, devis, factures, rapports de contrôle… Au départ, cette organisation semble fonctionnelle. Mais très vite, la volumétrie explose, les versions se multiplient, les erreurs humaines s’accumulent et la fiabilité de l’information devient incertaine.
Un fichier Excel ou un Sharepoint n’est pas conçu pour gérer la complexité d’un parc immobilier multi-sites, multi-techniques et multi-intervenants. Il ne permet pas de garantir la traçabilité des actions, la mise à jour automatique des statuts, ni la cohérence entre les données et les documents associés. Il devient difficile de savoir où se trouve le dernier rapport, quand la dernière attestation réglementaire a-t-elle été réalisée et réceptionnée par le gestionnaire, quel équipement arrive à échéance pour un prochain contrôle, etc. La maintenance se transforme alors en une gestion réactive, chronophage et risquée.
☝ Nos clients le constatent, plus la volumétrie augmente, plus Excel devient un frein à la performance opérationnelle. La recherche d’un document peut prendre plusieurs minutes, voire plusieurs heures pour une consolidation consistant, par exemple, à récupérer toutes les attestations de ramonage, du sous-traitant A, en 2021, tous sites confondus.
Sans parler des volumes, avec Excel le suivi devient partiel, fragmenté, dépendant des personnes et des habitudes. La continuité opérationnelle est fragilisée, notamment en cas de turn-over, d’absence ou de changement de prestataire.
Knitiv offre à ses clients la possibilité d’un export global des informations vers un outil de BI pour une vision d’ensemble des données du métier.
Un périmètre géographique étendu, des équipements variés, et le besoin d’extraire et de croiser l’information de manière consolidée sur de gros volumes. Chez Bouygues Énergies et Services, Knitiv optimise la gestion documentaire avec un outil de pilotage pour une continuité opérationnelle stable et performante.
Gestion documentaire et gestion immobilière : quand les serveurs de fichiers ne suffisent plus
La gestion immobilière moderne ne se limite plus à stocker des documents. Elle consiste à structurer l’information, à la rendre exploitable, fiable et accessible à tous les acteurs concernés :
- directions immobilières
- équipes techniques
- property managers
- mainteneurs
- bureaux de contrôle
- AMO
- voire occupants
Or, un serveur de fichiers associé à des tableaux Excel ne facilite pas cette approche transversale et collaborative. À l’inverse, un logiciel métier est nativement accessible à tous de par son hébergement cloud. Il apporte de surcroît une facilité de partage via son intéropérabilité avec vos outils métiers : GMAO, outils de saisie en mobilité, BI, etc. et une gestion fine des droits utilisateurs pour ouvrir l’information aux bons acteurs, au bon moment, en toute sécurité.
Knitiv offre à ses clients la possibilité d’un accès global aux informations par un outil de BI.
Knitiv se déploie sur un métier donné et sait fournir des données opérationnelles sur ce métier. Mais si le besoin du client tire vers un reporting managérial, une vision d’ensemble des données du métier, Knitiv est capable de s’interconnecter avec les outils BI du marché. Le connecteur permet alors un export complet des données, favorisant une analyse globale dite “analytique” (croisement de tableaux).
Dans un environnement où les documents produits sont nombreux, évolutifs et juridiquement engageants (attestation, certificats, procès-verbaux) ; vous devez être en mesure de prouver s’ils sont ou non en votre possession et les retrouver rapidement lorsque vous en avez besoin. Or, les serveurs de fichiers ne permettent pas de garantir la présence de ces documents officiels, ni d’automatiser leur contrôle… et donc ne permettent pas de visualiser en temps réel l’état de conformité du parc. La gestion documentaire devient une source de stress, d’incertitude et de risque réglementaire.
💡 Un outil adapté doit être capable de relier chaque document à son contexte métier (bâtiment, équipement, prestataire, marché, obligation réglementaire), tout en automatisant le classement, le renommage, la mise à jour et l’exploitation de la donnée.
👉 Là où Excel segmente l’information, Knitiv la relie. Là où Excel stocke, Knitiv structure.
Conformité Réglementaire : l’angle mort des fichiers Excel
La conformité réglementaire est sans doute le domaine où les limites d’Excel sont les plus critiques. Au sein d’un parc immobilier, les normes locales, internationales et sectorielles sont nombreuses, variées et évolutives : contrôles électriques, ascenseurs, sécurité incendie, fluides frigorigènes, équipements sous pression, etc. Chaque équipement génère des contrôles spécifiques, à des périodicités différentes, produits par des intervenants multiples.
Gérer cette complexité avec des fichiers Excel revient à piloter à vue. Il est impossible d’avoir une image fiable et en temps réel de ce qui est conforme, de ce qui ne l’est pas, de ce qui arrive à échéance ou de ce qui manque. Les tableaux deviennent rapidement incomplets ou incohérents avec la réalité documentaire. Or, comme on vient de le voir, en matière de conformité réglementaire c’est le document qui fait foi, pas la cellule Excel.
C’est précisément pour répondre à cette problématique que Knitiv a développé une solution métier dédiée à la conformité réglementaire. Elle repose non pas sur des listes ou des tableaux, mais sur une analyse automatisée des flux documentaires, de l’audit réglementaire jusqu’à la levée complète des observations associées aux rapports de contrôle. Le bon outil vous aide à sécuriser juridiquement chaque opération.
👉 Là où Excel constate après coup, Knitiv anticipe, trace et pilote.
Comment Knitiv gère votre Conformité Réglementaire ?
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🧐 La question n’est plus de savoir si Excel peut encore être utilisé ponctuellement dans la maintenance des bâtiments,
mais s’il est réellement adapté pour piloter un patrimoine important, réglementé et en constante évolution. À mesure que les volumes augmentent, que les exigences se renforcent et que les responsabilités s’alourdissent, les organisations doivent repenser leur approche de la gestion documentaire en termes de mise en conformité des infrastructures. De nouvelles solutions, plus intelligentes, plus connectées et plus orientées métier, ouvrent aujourd’hui la voie à une maintenance plus performante, plus sécurisée et plus sereine.
👉 Vous souhaitez sécuriser la Conformité Réglementaire de votre parc immobilier et sortir définitivement des limites d’Excel ? Découvrez Knitiv Conformité Réglementaire, une solution plug & play pour automatiser, piloter et fiabiliser la maintenance de vos bâtiments et équipements, jusqu’à la levée de vos obligations réglementaires.