Dans le secteur de l’immobilier et de la maintenance des bâtiments, des dizaines de référentiels normatifs encadrent désormais les processus métiers.

Et en matière de conformité réglementaire, le document fait foi !

Pour suivre de manière fiable votre conformité, vous devez être en mesure de prouver que chaque intervention a bien été réalisée par vos prestataires. Cela implique de disposer des documents attestant la bonne exécution des opérations, pour l’ensemble de vos sites, équipements et installations.

Une maintenance des bâtiments de plus en plus complexe

Dans ce contexte, assurer le suivi des contrôles, rapports et attestations réglementaires est aujourd’hui un véritable défi.

• gérer des milliers de documents (rapports, attestations, observations réglementaires…)
• suivre des interventions multiples et simultanées
• garantir une traçabilité fiable et exploitable
• maintenir des données à jour en permanence

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Les limites des fichiers Excels

Face à ces enjeux, les outils comme un tableau Excel accompagné d’un serveur de fichiers montrent rapidement leurs limites. Sans logiciel adapté, vous vous exposez à :

• ⏱️ Une perte de temps opérationnelle
  • Import manuel des documents, renommage, classement, relier les livrables aux données correspondantes, …ces tâches chronophages mobilisent inutilement vos équipes et augmentent fortement le risque d’erreurs manuelles.

• 🚀 Une réactivité insuffisantes
  • Sans données en temps réel ni tableaux de bord dynamiques, les échéances sont mal anticipées, les retards s’accumulent et les non-conformités sont détectées trop tard.

• 👁️ Une vision fragmentée de la conformité
  • Un outil non automatisé n’offre pas une vue globale de votre parc immobilier. Résultat ? Risques juridiques, sanctions financières et possiblement des interruptions d’activité en cas de problème.

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Automatisez jusqu’à vos observations réglementaires

L’automatisation sécurise les processus métiers tout en améliorant significativement la performance opérationnelle. Il vous suffit de lister les documents réglementaires attendus, leur périodicité et l’élément du parc qui est concerné par chaque attendu. À partir de cela, un logiciel adéquat doit être capable de :

• détecter les échéances à venir et anticiper les interventions
• calculer automatiquement la nouvelle date objectif d’un attendu pour l’échéance suivante
• déclencher des workflows intelligents selon les actions réalisées (dépôt, validation, signature…)

Dans le cadre d’une levée d’observation par exemple :

• le devis déclenche un processus d’approbation
• la commande valide le lancement des travaux
• le PV de levée de réserve clôture automatiquement l’opération

Parc immobilier : la réalité du risque réglementaire

‼️ Si la Conformité Réglementaire concerne tous les marchés (industrie, santé, etc.) elle est particulièrement critique dans l’immobilier.

Le non-respect des obligations peut entrainer :

• des risques pour la sécurité des occupants
• des interruptions d’exploitation
• des coûts importants liés à la maintenance corrective
• des litiges juridiques

Prenons l’exemple des risques liés à l’amiante, qui fait l’objet de textes réglementaires strictes pour la protection des occupants mais aussi des travailleurs (entreprises intervenantes en cas de maintenance ou rénovation). L’amiante est totalement interdite en France depuis 1997. Cependant, tous les bâtiments construits avant le 1er juillet 1997 sont potentiellement concernés. L’enjeu n’est donc pas seulement juridique mais également patrimonial, sanitaire et pénal. Il vous faudrait alors tenir à jour votre DTA (Dossier Technique Amiante) qui nécessite un historique des travaux et contrôles réalisés, rendu accessible pour les occupants, les sous-traitants et les organismes de contrôle. Dans cette situation l’automatisation de vos processus métiers devient un levier clé pour garantir la sécurité des installations et des usagers, de façon continue.

Les fonctionnalités clés d’un logiciel performant

En résumé, un logiciel de Conformité Réglementaire efficace doit intégrer nativement l’automatisation pour :

• analyser la conformité du parc par la présence ou l’absence des documents stratégiques
• suivre les périodicités des livrables et générer des alertes visuelles (feux tricolores, cartographie)
• agréger naturellement tous vos flux documentaires entrants via des connecteurs ou API
• garantir la qualité de l’information, en intégrant les méta-données rattachées à vos documents

Knitiv Conformité Réglementaire

Knitiv propose une plateforme complète permettant d’orchestrer l’ensemble de votre Conformité Réglementaire.

Comment Knitiv gère votre Conformité Réglementaire ?

Accédez à la plaquette via ce formulaire :

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L’automatisation est aujourd’hui indispensable pour maîtriser la Conformité Réglementaire de vos bâtiments. Elle sécurise vos processus, vous libère du temps opérationnel et vous offre une vision à jour de l’état de votre parc, pour des décisions stratégiques éclairées.

Maîtriser sa conformité passe aussi par une bonne organisation interne : identification des documents rattachés au projet, connaissance du périmètre technique, élaboration des processus… Découvrez les 5 étapes incontournables avant la mise en place d’un logiciel de conformité réglementaire !

Les 5 étapes à suivre

L’article Pourquoi intégrer l’automatisation à votre logiciel de suivi de maintenance des bâtiments ? est apparu en premier sur Knitiv.

Pendant longtemps, Excel et les serveurs de fichiers ont été les outils privilégiés pour gérer la maintenance des bâtiments. Simples, accessibles et flexibles, ils ont permis de structurer les premières démarches de suivi. Mais lorsque la volumétrie de données et de documents augmente, cette organisation montre rapidement ses limites.

Les activités de maintenance immobilière peuvent-elles réellement être pilotées efficacement avec des fichiers Excel et des arborescences réseau ?

Fichiers Excel et maintenance des bâtiments : une fausse bonne idée à grande échelle

Dans de nombreuses organisations, la maintenance des bâtiments repose encore sur une multiplication de fichiers Excel, partagés sur un serveur commun ou dans le cloud. Chaque site, chaque équipement, chaque prestataire génère ses propres tableaux : suivi des interventions, planification, conformité, historiques, observations, devis, factures, rapports de contrôle… Au départ, cette organisation semble fonctionnelle. Mais très vite, la volumétrie explose, les versions se multiplient, les erreurs humaines s’accumulent et la fiabilité de l’information devient incertaine.

Un fichier Excel ou un Sharepoint n’est pas conçu pour gérer la complexité d’un parc immobilier multi-sites, multi-techniques et multi-intervenants. Il ne permet pas de garantir la traçabilité des actions, la mise à jour automatique des statuts, ni la cohérence entre les données et les documents associés. Il devient difficile de savoir où se trouve le dernier rapport, quand la dernière attestation réglementaire a-t-elle été réalisée et réceptionnée par le gestionnaire, quel équipement arrive à échéance pour un prochain contrôle, etc. La maintenance se transforme alors en une gestion réactive, chronophage et risquée.

Sans parler des volumes, avec Excel le suivi devient partiel, fragmenté, dépendant des personnes et des habitudes. La continuité opérationnelle est fragilisée, notamment en cas de turn-over, d’absence ou de changement de prestataire.

Knitiv offre à ses clients la possibilité d’un export global des informations vers un outil de BI pour une vision d’ensemble des données du métier.

Un périmètre géographique étendu, des équipements variés, et le besoin d’extraire et de croiser l’information de manière consolidée sur de gros volumes. Chez Bouygues Énergies et Services, Knitiv optimise la gestion documentaire avec un outil de pilotage pour une continuité opérationnelle stable et performante.

Téléchargez le cas d'usage ⚙️

Gestion documentaire et gestion immobilière : quand les serveurs de fichiers ne suffisent plus

La gestion immobilière moderne ne se limite plus à stocker des documents. Elle consiste à structurer l’information, à la rendre exploitable, fiable et accessible à tous les acteurs concernés :

• directions immobilières
• équipes techniques
• property managers
• mainteneurs
• bureaux de contrôle
• AMO
• voire occupants

Or, un serveur de fichiers associé à des tableaux Excel ne facilite pas cette approche transversale et collaborative. À l’inverse, un logiciel métier est nativement accessible à tous de par son hébergement cloud. Il apporte de surcroît une facilité de partage via son intéropérabilité avec vos outils métiers : GMAO, outils de saisie en mobilité, BI, etc. et une gestion fine des droits utilisateurs pour ouvrir l’information aux bons acteurs, au bon moment, en toute sécurité.

Knitiv offre à ses clients la possibilité d’un accès global aux informations par un outil de BI.

Knitiv se déploie sur un métier donné et sait fournir des données opérationnelles sur ce métier. Mais si le besoin du client tire vers un reporting managérial, une vision d’ensemble des données du métier, Knitiv est capable de s’interconnecter avec les outils BI du marché. Le connecteur permet alors un export complet des données, favorisant une analyse globale dite “analytique” (croisement de tableaux).

Notre connecteur BI 📊

Dans un environnement où les documents produits sont nombreux, évolutifs et juridiquement engageants (attestation, certificats, procès-verbaux) ; vous devez être en mesure de prouver s’ils sont ou non en votre possession et les retrouver rapidement lorsque vous en avez besoin. Or, les serveurs de fichiers ne permettent pas de garantir la présence de ces documents officiels, ni d’automatiser leur contrôle… et donc ne permettent pas de visualiser en temps réel l’état de conformité du parc. La gestion documentaire devient une source de stress, d’incertitude et de risque réglementaire.

💡 Un outil adapté doit être capable de relier chaque document à son contexte métier (bâtiment, équipement, prestataire, marché, obligation réglementaire), tout en automatisant le classement, le renommage, la mise à jour et l’exploitation de la donnée.

Conformité Réglementaire : l’angle mort des fichiers Excel

La conformité réglementaire est sans doute le domaine où les limites d’Excel sont les plus critiques. Au sein d’un parc immobilier, les normes locales, internationales et sectorielles sont nombreuses, variées et évolutives : contrôles électriques, ascenseurs, sécurité incendie, fluides frigorigènes, équipements sous pression, etc. Chaque équipement génère des contrôles spécifiques, à des périodicités différentes, produits par des intervenants multiples.

Gérer cette complexité avec des fichiers Excel revient à piloter à vue. Il est impossible d’avoir une image fiable et en temps réel de ce qui est conforme, de ce qui ne l’est pas, de ce qui arrive à échéance ou de ce qui manque. Les tableaux deviennent rapidement incomplets ou incohérents avec la réalité documentaire. Or, comme on vient de le voir, en matière de conformité réglementaire c’est le document qui fait foi, pas la cellule Excel.

C’est précisément pour répondre à cette problématique que Knitiv a développé une solution métier dédiée à la conformité réglementaire. Elle repose non pas sur des listes ou des tableaux, mais sur une analyse automatisée des flux documentaires, de l’audit réglementaire jusqu’à la levée complète des observations associées aux rapports de contrôle. Le bon outil vous aide à sécuriser juridiquement chaque opération.

Comment Knitiv gère votre Conformité Réglementaire ?

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🧐 La question n’est plus de savoir si Excel peut encore être utilisé ponctuellement dans la maintenance des bâtiments,

👉 Vous souhaitez sécuriser la Conformité Réglementaire de votre parc immobilier et sortir définitivement des limites d’Excel ? Découvrez Knitiv Conformité Réglementaire, une solution plug & play pour automatiser, piloter et fiabiliser la maintenance de vos bâtiments et équipements, jusqu’à la levée de vos obligations réglementaires.

Demandez une démo

L’article Maintenance des bâtiments : Quelle alternative à Excel pour gérer efficacement ses infrastructures ? est apparu en premier sur Knitiv.

Le point d'entrée est de travailler avec un AMOA qui facilite les échanges entre les différents acteurs d'un projet : cellule Conformité Réglementaire, Direction de la Maintenance, Direction des Opérations, Direction des Finances, RH, DSI... Cet AMOA doit avoir une connaissance accrue du marché éditeurs et orienter ses clients vers la bonne solution en fonction des besoins et du contexte. Sur des sujets réglementaires, nos recommandations vont vers un outil dédié, qui vient s'intéroperer avec les outils existants du client, qui possède une ergonomie simple et selon une technologie récente.

Replay enregistré le 25 novembre 2025 :

Pour voir la vidéo,  complétez le formulaire :
vous recevrez un email avec le lien de visionnage !

Les sujets discutés lors de cet atelier :

• La stratégie à adopter et les moyens à mobiliser pour garantir la Conformité Réglementaire d’un parc immobilier.
• Pourquoi la gestion documentaire reste-t-elle un point central lorsqu’on parle de mise en conformité des bâtiments ?
• Les outils les plus utilisés, leurs limites, et la question de l’intéropérabilité.
• Comment lever les freins à l’adoption d’un outil spécialisé (manque de ressources, prise en main) ?
• Les aspects métiers pouvant être optimisés grâce à un outil dédié au suivi de la Conformité Réglementaire.
• Le ROI : gain de temps, réduction de la charge administrative, valeur ajoutée sur les missions opérationnelles, etc.
• Outil complet et personnalisable VS outil packagé, simple et efficace.
• Quel est le rôle d’un AMOA dans le choix d’un bon outil ?

Avec l’intervention de..

Wadii MOUSTATIR Consultant et Co-fondateur | Meja

Hervé VALLET Consultant Immobilier | Knitiv

Vous souhaitez une démo personnalisée de notre logiciel Knitiv Conformité Réglementaire ?

L’article Contraintes Réglementaires dans l’immobilier : méthodologie et outil est apparu en premier sur Knitiv.

Que peut-il réellement apporter à votre organisation ? Votre GMAO peut-elle gérer tous les aspects logistique et réglementaire autour de la Conformité Réglementaire ? Des questions essentielles que se posent aujourd’hui les propriétaires, gestionnaires et mainteneurs de parcs immobiliers multi-sites.

Pourquoi faire appel à un outil dédié au suivi de la mise en conformité des bâtiments ?

Parce que la Conformité Réglementaire ne se limite pas à cocher des cases sur un formulaire de GMAO. C’est un enjeu quotidien mêlant sécurité des personnes, performance des infrastructures et responsabilité légale.

En effet, un outil dédié comme Knitiv simplifie le travail de vos équipes au quotidien en centralisant toutes les données et documents relatifs à la maintenance de vos bâtiments. En 3 points, il permet de :

• Garantir la sécurité des biens et des occupants, en s’assurant que chaque contrôle réglementaire soit bien réalisé et suivi jusqu’à la levée complète des observations.
• Être au clair sur vos échéances légales, et avoir une vision claire des obligations en cours ou à venir en cas de non-conformité ou d’incident.
• Optimiser la performance énergétique de votre patrimoine bâti, grâce à une meilleure supervision des maintenances préventives et correctives.

Selon l’ADEME, le patrimoine bâti des collectivités a augmenté sa consommation énergétique de 13% depuis 2019. Pourtant, la maintenance réglementaire joue un rôle majeur dans la maîtrise de cette consommation.

🔧 Remplacer une chaudière défectueuse 💨 Vérifier la ventilation 𖣘 Maintenir la climatisation… autant d’actions qui, correctement planifiées et tracées, peuvent réduire jusqu’à 30 % de la dépense énergétique.

Depuis la promulgation du Décret Tertiaire, la réduction progressive de la consommation énergétique des bâtiments tertiaires est devenue une obligation.

• -40% d’ici 2030
• -50% d’ici 2040
• -60% d’ici 2050

Les collectivités sont donc directement concernées : écoles, gymnases, piscines, bureaux municipaux, entrepôts… Tous ces établissement doivent démontrer un suivi rigoureux de leurs opérations de maintenance.

👉 En clair, la conformité réglementaire devient un levier concret de performance énergétique et une aide à la prise de décision stratégique.

Découvrir le produit

Quand faire appel à un outil dédié ?

Un outil spécialisé s’impose dès lors que la complexité organisationnelle dépasse les moyens internes. C’est souvent le cas lorsque :

• L’organisation peine à suivre ses obligations légales en temps réel.
• Le pilotage du patrimoine immobilier repose sur des fichiers épars, difficiles à unifier et à partager.
• La gestion documentaire dépend de multiples prestataires sans outil commun centralisé.

💡 Dans tous les cas, une plateforme dédiée aux maintenances réglementaires, de la détection des non-conformités à la levée des réserves, fait gagner du temps et de la sérénité à vos équipes.

Quelle est la valeur ajoutée d’un outil spécifique face aux logiciels généralistes ?

Un logiciel spécialisé apporte une réponse ciblée à une problématique métier précise.

✅   Expertise documentaire et sectorielle

Knitiv est conçu autour des spécialités des métiers de la maintenance immobilière. Nous gérons tous les types de documents attendus : analyse légionnelle, certificat de ramonage, contrôle BAES, cerfa 15497, rapport d’intervention, PV de levée de réserve, etc.

✅   Connaissance fine des acteurs

Propriétaire de parc, gestionnaires, AMO, mainteneurs, bureaux de contrôle, équipementiers… Knitiv intègre la complexité de ces relations contractuelles et facilite les échanges entre intervenants grâce à des connecteurs et API dédiés.

✅   Automatisation et pilotage intelligent

Dépôt, classement, partage, mais aussi analyse automatique du taux de conformité, tableaux de bord en temps réel et cartographie dynamique du parc immobilier : tout est pensé pour le pilotage global.

✅   Personnalisation

Chaque projet est différent. Knitiv s’adapte à votre réalité métier grâce à une reproduction sur-mesure de votre parc technique, avec un paramétrage simple et une prise en main rapide pour vos collaborateurs.

👉 Pour en savoir plus sur notre valeur ajoutée, découvrez les témoignages en live de nos clients.

Alors, qu’attendre d’un outil comme Knitiv ?

Knitiv a été conçu pour offrir une vision claire, simple et centralisée de votre conformité réglementaire.

Véritable plateforme de gestion documentaire technique, Knitiv permet de déclarer les rapports attendus, de ranger automatiquement ceux qui arrivent et de mesurer en temps réel la conformité de vos bâtiments.

Grâce à ses connecteurs, la plateforme s’intègre facilement à vos outils existants (GMAO, plateformes de contrôle technique, outils de saisie en mobilité, BI…).

• Une conformité réglementaire automatisée et simplifiée
• La sécurité assurée de vos biens et de leurs occupants
• Une mémoire technique durable de votre parc immobilier multi-sites

Une question ? Contactez-nous !

L’article Que peut-on attendre d’un logiciel de Conformité Réglementaire ? est apparu en premier sur Knitiv.

Mardi 25 novembre à 11h, Konnectez-vous le temps d’une pause café  ☕

Ce qui nous amène à débattre ensemble ce mois-ci, c’est la question cruciale des Contraintes Réglementaires : comment structurer ses process ? Et avec quel outil gérer le plus efficacement sa Conformité Réglementaire ?

Avec l’expertise AMOA de Meja, nous aborderons donc des questions clés :

• Quelle stratégie adopter et quels moyens mobiliser avant de choisir un outil qui s’adresse aux enjeux organisationnels ?
• Comment lever les freins liés à la complexité numérique, au manque de temps ou à la prise en main ?
• De quelle manière un bon outil optimise les performances métier, garantit la traçabilité et sécurise les usages ?

Avec l’intervention de  🤝

Wadii MOUSTATIR Fondateur | Consultant chez Meja

Hervé VALLET Consultant Immobilier | CEO

Découvrez notre logiciel dédié à la Conformité Réglementaire :

Avec Knitiv Conformité Réglementaire centralisez vos données et documents, partagez naturellement vos informations aux parties prenantes, automatisez vos processus métier et visualisez en temps réel la conformité de votre parc immobilier avec une approche pragmatique, simple et immédiate. En savoir plus sur l’expertise Knitiv 👇

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L’article Conformité Réglementaire des bâtiments : Quelle méthodologie adopter ? Quel outil choisir ? est apparu en premier sur Knitiv.

« Nous sommes sur une activité qui est liée aux documents. C'est le document qui fait foi car l'avancement de chaque opération est jalonné par des documents stratégiques. On est sur une activité 100% document driven et c'est autour de ce point là que Knitiv a construit sa solution. »

Replay enregistré le 10 juillet 2025 (env. 20 mins) :

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Les sujets discutés lors de l’atelier :

• Gérer simplement et efficacement sa Conformité Réglementaire.
• Un suivi rigoureux de chaque opération jusqu’à sa levée complète.
• Assigner ses observations par bloc ou unitairement.
• Les entraves à une bonne gestion des observations.
• Automatiser ses processus métiers jusqu’à la signature électronique du PV final.
• Visualiser en temps réel le statut des opérations de levée de réserves.
• Les avantages de la vision document driven.
• Un outil packagé vs un module de Knitiv IMMO 360°

Avec l’intervention de..

Hervé VALLET Consultant Immobilier | CEO

Julie MORO Présentatrice |

Vous souhaitez une démo personnalisée de notre logiciel Knitiv Conformité Réglementaire ?

L’article Maintenance des bâtiments et observations réglementaires est apparu en premier sur Knitiv.

Discutons ensemble d’une gestion simplifiée des observations associées à vos contrôles réglementaires. Maîtrisez enfin à 100% la sécurité de vos bâtiments et de leurs occupants !

La Conformité Réglementaire ne s'arrête pas à la réception des rapports de contrôle. Pour garantir un suivi rigoureux, il est nécessaire de savoir traiter chaque observation jusqu'à sa levée complète !

Inscrivez-vous à notre atelier en ligne du 10 Juillet 2025 à 11h.

Au programme  :

• Assignez vos observations par bloc ou unitairement à votre prestataire
• Suivez en temps réel le statut des opérations de levée de réserves
• Automatisez de bout en bout vos processus métiers (cycle de validation : dépôt, refus, acceptation)
• Associez vos éléments justificatifs (photos, factures, documents techniques, …) à chaque opération
• Améliorez votre OPC et partagez naturellement l’information à votre écosystème métier
• Maîtrisez le risque réglementaire
• Gagnez du temps via nos connecteurs avec les bureaux de contrôles et prestataires de maintenance

Animateurs

Hervé VALLET, CEO Knitiv.

Julie MORO, Présentatrice

Plus d’informations sur l’expertise Knitiv autour de la Conformité Réglementaire : cliquez ici.

L’article Maintenance des bâtiments : les observations associées à vos contrôles réglementaires est apparu en premier sur Knitiv.

« En discutant avec nos prospects, on remarque qu'une multitude d'outils ont la prétention de gérer la Conformité Réglementaire (outils de gestion locative, GMAO, outils de gestion de patrimoine, ...) sauf que ce n'est pas leur coeur de métier ! Pour un sujet tel que le suivi des maintenances réglementaires où le propriétaire du parc engage sa responsabilité légale ; il est plutôt conseillé de mettre en place plusieurs outils spécialisés et interconnectés avec des API et des connecteurs automatisés, que de garder un outil universel aux modules approximatifs. »

Replay enregistré le 12 décembre 2024 (env. 45 mins) :

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Les sujets discutés lors de l’atelier :

• État des lieux : les outils les plus utilisés pour gérer la Conformité Réglementaire des bâtiments.
• Les freins à l’adoption d’un nouvel outil (complexification de l’environnement numérique, ressources limitées).
• Vos besoins en fonction des spécificités de votre parc immobilier multi-sites.
• Optimiser la gestion de ses maintenances réglementaires avec une solution dédiée ?
• Les fonctionnalités à retenir pour un outil adapté.
• Partage naturel et mémoire technique du parc immobilier.
• ROI après le déploiement d’un outil métier.
• Notre logiciel Knitiv sur la Conformité Réglementaire.

Guillaume PAULE Ingénieur Maintenance Exploitation Immobilière

Hervé VALLET Consultant Immobilier | CEO

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L’article Replay atelier autour de la Conformité Réglementaire est apparu en premier sur Knitiv.

Vous êtes propriétaire d’un parc immobilier multi-sites ? Vous êtes tenus de suivre quotidiennement vos maintenances réglementaires sur vos bâtiments et équipements ? Mais quel outil choisir pour optimiser ce suivi sans complexité inutile ?

Ce mois-ci, l’atelier en ligne Konnectés explore comment choisir un outil de gestion des Obligations Réglementaires en phase avec la taille et les besoins spécifiques des parcs immobiliers multi-sites de quelques dizaines d’implantations.

Konnectez-vous le temps d’une pause café.

Regardez le replay de l’événement :

Replay

Avec l’intervention de…

Guillaume PAULE Ingénieur Maintenance Exploitation Immobilière

Hervé VALLET Consultant Immobilier | CEO

Animatrice

Julie MORO Responsable marketing & communication | Knitiv

👉  Pour les propriétaires de parcs immobiliers multi-sites moins importants que les grandes structures de retail par exemple, il est possible de se sentir limité dans la gestion de sa Conformité Réglementaire avec des outils de GED traditionnelles ou encore des tableurs Excel…

MAIS  la volumétrie de bâtiments et d’équipements à gérer ne justifie pas pour autant l’emploi d’outils trop complets.

Adapter son outil à la gestion de sa Conformité Réglementaire ?

Depuis ses débuts, Knitiv s’est imposé comme une référence dans la gestion des maintenances réglementaires pour des parcs immobiliers comptant plusieurs centaines voire milliers de bâtiments et équipements, ayant des besoins avancés en suivi et reporting ! Ces dernières années nous avons repensé et simplifié notre solution pour offrir une forte valeur ajoutée aux propriétaires de parcs immobiliers recherchant un outil clé en main, intuitif et automatisé.

Découvrez notre dernier article sur la Conformité Réglementaire :

Avec notre logiciel Knitiv Conformité Réglementaire centralisez, partager, tracez et visualisez la conformité de votre parc immobilier avec une approche pragmatique, simple et immédiate. En savoir plus sur l’expertise Knitiv 👇

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L’article Atelier Konnectés autour de la Conformité Réglementaire est apparu en premier sur Knitiv.

Dans un contexte où la gestion des parcs immobiliers multi-sites devient de plus en plus complexe, le recours à des outils de pilotage de projets par les flux documentaires s’impose comme une solution incontournable pour des métiers où le document fait foi. Mais une question reste en suspens : qui doit gérer ces outils ? Doivent-ils être intégrés chez le mainteneur ou chez le propriétaire / gestionnaire du parc immobilier lui-même ? Cet article se propose de répondre à cette question en apportant des éléments de réflexion issus de retours d’expérience de nos consultants métiers et de nos partenaires AMO.

Des outils encore largement gérés par les mainteneurs

De manière générale, les outils de gestion documentaire agrémentés de processus métiers pour le pilotage de projets ne sont pas encore massivement déployés, notamment chez les propriétaires de parcs immobiliers. Les GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) installées chez les mainteneurs vont alors être utilisées pour le pilotage de projets en donnant au client l’accès à des indicateurs de reporting et quelques éléments documentaires. Autres cas de figure, les outils de gestion documentaire utilisés vont se révéler trop basiques, portés uniquement sur l’aspect documentaire, sans permettre le suivi d’avancement des projets.

Lire l'article

Mais rappelons-le, dans nos métiers c’est le document qui fait foi auprès des organismes de contrôle ! Il convient donc pour chacune des parties-prenantes d’être en mesure de stocker et de retrouver les rapports et attestations réglementaires attendus.

Lorsqu’un outil de ged technique est finalement choisi, il est principalement géré par les mainteneurs des parcs immobiliers. Cela s’explique par leur rôle direct dans le suivi et l’exécution des opérations de maintenance, et par leur proximité avec les enjeux techniques des bâtiments. Les mainteneurs intègrent alors ces plateformes dans leur offre de services pour proposer un suivi complet aux clients donneurs d’ordres.

Des outils de plus en plus envisagés par les propriétaires

Néanmoins, la tendance évolue et les gestionnaires d’un parc immobilier important envisagent de reprendre la main sur ces processus. En effet, la réflexion autour de l’internalisation des outils de ged intelligente s’accélère, dans les grandes entreprises de retail par exemple, ou encore les institutions publiques de plus de 30 ou 40 implantations (soit environ 80 000 m2). Des acteurs comme Bordeaux Métropole, avec un vaste patrimoine immobilier, ont déjà mis en place des solutions internes pour gérer la planification de leur maintenance préventive, le suivi des contrôles réglementaires et le pilotage des observations jusqu’aux levées des réserves. Pour le propriétaire de parc, cette tendance témoigne d’un besoin de contrôle plus fort de la gestion de son patrimoine, et d’un grand intérêt à partager l’information avec tout son écosystème.

Je télécharge !

☝ En revanche, les propriétaires de plus petits parcs immobiliers (moins de 20 sites ou 50 000m2) n’ont pas encore franchi ce cap. Pour ces structures, ces outils sont jugés surdimensionnés en raison du manque de ressources humaines nécessaires pour assurer le suivi et la gestion au quotidien.

Mais qu’en est-il vraiment ?

Conformité réglementaire et gestion documentaire chez le donneur d’ordres

Démo Application Métier Clé en Main dédiée au pilotage des Conformités Réglementaires :

Enfin, le temps investi et les coûts humains sont rapidement compensés. Vos collaborateurs peuvent se diriger vers des tâches à plus forte valeur ajoutée et laisser l’outil automatiser les tâches répétitives et administratives.

Toutefois, il est possible de limiter cette complexité si l’outil dispose d’APIs offrant une interconnexion avec les autres systèmes existants. L’utilisation d’APIs pour interagir avec les autres outils métiers utilisés permet ainsi d’intégrer la nouvelle plateforme sans surcharger le flux de travail mais au contraire d’optimiser les processus de l’entreprise.

Notez tout de même que la multiplication d’outils reste inévitable. Une plateforme unique répondant à tous les besoins de suivi d’un parc immobilier n’est pas réaliste. Il est toujours préférable de couvrir avec précision une partie des besoins avec un outil expert dans son domaine pour rendre vos collaborateurs sereins et efficaces.

Conformité réglementaire et gestion documentaire chez le mainteneur

Cela permet donc d’unifier la gestion des multiples projets simultanés et de proposer une offre tout-en-un au donneur d’ordres.

En savoir plus

N'importe qui peut reprendre la main sur un projet et retrouver le devis que son collègue a déposé. Il suffit juste de trouver le numéro de projet et on a tous les éléments qui en découlent. Matthieu LANGUEBIEN, responsable d'activité Bourgogne Franche Comté Bouygues Énergies & Services.

Mémoire technique du patrimoine : Un atout pour tous

Revenons un instant sur la notion de mémoire technique des bâtiments. Que l’outil soit implémenté chez le mainteneur ou le propriétaire, la constitution d’une mémoire technique du parc est un avantage indéniable, de la phase de réalisation à la phase d’exploitation. Un outil de gestion documentaire comme Knitiv IMMO agrège tous les flux documentaires générés autour du parc immobilier et ouvre la possibilité de ré-exploiter facilement tout cet historique pour les besoins futurs.

En résumé, chez Knitiv on vous aide à :

• Centraliser et structurer efficacement vos données et documents attendus
• Assurer la traçabilité de vos opérations grâce à des workflows de validation
• Partager naturellement les informations entre vos différents intervenants en gérant vos droits d’accès
• Suivre la planification des travaux de maintenance et entretien des bâtiments via nos tableaux de bords
• Visualiser la conformité réglementaire du parc immobilier en temps réel
• À automatiser tout ça !

Pour en savoir plus 👉 contactez-nous !

Il n’existe pas de réponse universelle à la question de l’implantation d’un outil de gestion documentaire chez le mainteneur ou le propriétaire de parc immobilier. Cela va surtout dépendre de la structure du parc immobilier et des objectifs de gestion du propriétaire. Quelle que soit l’option choisie, l’important est de disposer d’un outil flexible et évolutif pour répondre aux besoins et surtout accompagner les évolutions de votre projet dans la durée.

Un projet comme celui de Bouygues Énergies & Services ne peut jamais être à 100% abouti et c’est le but ! Dès que l’on a une demande relative à de nouveaux usages, l’équipe Knitiv s’adapte très vite. Matthieu LANGUEBIEN, responsable d'activité Bourgogne Franche Comté.

En fin de compte, que l’outil soit hébergé chez l’un ou l’autre des acteurs, l’essentiel est qu’il serve efficacement à la gestion du parc immobilier multi sites. Une gestion immobilière optimale réside dans la collaboration étroite entre mainteneurs et propriétaires ; en combinant l’expertise technique de l’un et la vision stratégique de l’autre. Avec le soutien d’outils performants et adaptés aux défis du secteur.

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